Empiezo por definir que es en sí una caja menuda: es una cantidad pequeña de fondos en dinero en efectivo, que se usamos para gastos varios diarios, que ameritan de compras urgentes, que no pueden esperar por hacer un cheque, o firmas, o que inclusive sale más costoso gastar cheques para realizar dichas compras.

Tener una caja menuda nos puede ayudar de gran manera a agilizar las operaciones de día a día, mantener a nuestro cliente satisfecho y mantener el negocio andando. He aquí la importancia de la caja menuda en nuestro emprendimiento.

Imposible que por que no haya dinero disponible en el momento para comprar una tinta para la impresora, no se le imprima una cotización a un cliente que fue a cotizar personalmente, o que perdamos un venta o un nuevo cliente porque algo nos paraliza la operación.

Esta semana invite a mis amigos de Pals Consulting, para que nos hablaran de su punto de vista como Contadores Públicos Autorizados, acerca de cómo debe ser el manejo de la caja menuda de un negocio, ya sea pequeño o grande.

Según Elvis, fundador de Pals S.A., muchos emprendedores a la hora de empezar con su negocio dejan a un lado la utilización de la caja menuda. La caja menuda es el fondo que tu negocio destina para los gastos menores dentro de la misma y que no requieren uso de un cheque. A continuación 3 tips para el buen manejo de tu caja menuda:

#1. Mantén el control.

Este es uno de los principales problemas de los negocios, el control de la caja menuda, pues las entradas insuficientes o las salidas excesivas, no justificadas influyen directamente en las finanzas de todo emprendimiento, más si está empezando.

No importa el tamaño de tu emprendimiento, si no se maneja de la forma correcta la caja menuda se reflejará en el flujo de tu negocio. Para que esta gestión resulte debe ser bien administrada y generara una mayor rentabilidad a tu emprendimiento.

#2. Una persona clave para que la administre.

Para la optimización de la caja menuda debemos tener en cuenta que la persona encargada de llevarla sea honesta y ordenada. Dependiendo de ese buen manejo significará grandes ventajas para tu emprendimiento, entre ellas:

• Registrar y justificar con facilidad los pagos menores de tu día a día.
• Registrarlos correctamente en los libros contables.
• Archivar los gastos en forma ordenada.
• Mejorar el control de los presupuestos para compras recurrentes.

#3. Lleva un registro diario con una plantilla.

Es sumamente importante tener una plantilla en la cual puedas llevar el control diario de tu caja menuda para poder arquearla ya sea diariamente o mensualmente.

Cómo me encanta poder ayudarte a ahorrar tiempo y dinero, te puedes descargar una plantilla para que puedas llevar de forma ordenada y puedas identificar todos los gastos menores de la misma. Aquí puedes descargar la plantilla.

Adicional, yo te recomendaría que tengas un archivo digital y físico de la misma.

Si tienes alguna pregunta directamente acerca de asuntos contables, ITBMS, declaraciones de renta o legales acerca de tu emprendimiento, escríbeme a mi mail [email protected], y te pongo en contacto directamente con Elvis para que te pueda asesorar en esa área.

¡Si te gustó compártelo! Nos vemos la próxima semana.

Un abrazo,

Sophia

Mentora y Coach de Finanzas.